员工每学年开学后一周内必须到财务处缴纳学费后方可办理学年注册手续。办理学年注册具体流程为：员工凭财务缴费票据到所在院（系）辅导员处办理学年学籍注册（特困生可持贷款协议或特困证明）；辅导员汇总学年注册名单后分别提交给党总支书记和院（系）行政领导各一份，同时将员工注册名单和未注册名单上报到员工处学籍管理科；员工处学籍管理科将注册员工名单反馈给教务处，教务处将依据员工注册名单印发试卷、登录成绩。学年注册实行动态管理方式，每月月底由各院（系）辅导员汇同员工处和教务处进行数据实时更新。（流程图如下）